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Ratgeber

Kaufmännische Aufgabenfelder schon bei der Firmengründung beachten

Für den Unternehmenserfolg ist nicht nur die Businessidee entscheidend. Einige Tipps für junge Startups.


Wer sich selbstständig machen will, muss sich auch mit Fragen wie Buchhaltung, Steuern, Preisgestaltung oder Rechnungslegung beschäftigen (Bild: HAMZA BUTT / flickr)
  • 18. Mai 2017, 20:15h, Noch kein Kommentar

Eine Firma zu gründen ist ein großer und wichtiger Schritt für jeden Gründer. Bereits im Vorfeld müssen viele Aufgaben erledigt und viele Punkte für den späteren Firmenerfolg bedacht werden. Neben der Gründungsidee, dem Geschäftsfeld, der Rechtsform und der Finanzierung müssen auch die Dinge des täglichen Geschäftslebens geplant werden. Neben Produktion, Verkauf und Marketing sind die kaufmännischen Aufgaben Pflicht für jeden Firmeninhaber, aber nicht jeder hat eine kaufmännische Ausbildung.

Kaufmännische Aufgaben meistern – ohne kaufmännischen Abschluss

Eine tolle Geschäftsidee, Überzeugungskraft, Führungsstärke und unternehmerisches Selbstbewusstsein sind Bausteine, die nahezu jeder Firmengründer mitbringt und die entscheidend sind, für den erfolgreichen Start eines neuen Unternehmens.

Doch schon bei der Gründung sind auch andere Fähigkeiten gefragt, wie zum Bespiel unternehmensrechtliches Grundwissen oder kaufmännische Fähigkeiten. Abhängig vom bisherigen Lebenslauf, dem beruflichen Tätigkeitsfeld und den beruflichen Erfahrungen bringen nicht alle Gründer dieses Wissen mit, dennoch müssen sie sich spätestens im Gründungsprozess damit auseinandersetzen.

Buchhaltung, steuerliches Grundwissen, Preisgestaltung, Warenwirtschaft, Lagerwirtschaft, Personalfragen, sowie Auftragserstellung und Rechnungslegung sind Tätigkeitsfelder, die in jedem Unternehmen alltäglich anfallen und zu erledigen sind. Für den Firmenalltag sind die kaufmännischen Aufgaben ebenso wichtig, wie unternehmerisches Durchhaltevermögen, ein durchdachtes Firmenkonzept und ein überzeugendes Produkt. Zur Bewältigung des kaufmännischen Unternehmensbereiches haben die Gründer oder neuen Eigentümer und Führer einer Firma drei verschiedene Möglichkeiten.

Do it yourself – mit der richtigen Technik und passender Software

Die erste, aber auch zeitaufwendigste Möglichkeit ist, sich selbst umfassend in die kaufmännischen Aufgaben einzuarbeiten und diese selbst zu erledigen. In der Regel ist diese Möglichkeit die kostengünstigste Option, auch wenn man dabei vielleicht den ein oder anderen Lehrgang besuchen und verschiedene Fachliteratur anschaffen muss. Andererseits kostet die Einarbeitung in das recht umfangreiche Tätigkeitsfeld einen hohen Input an Zeit, denn es ist nicht an einem Tag gelernt. Dazu kommt, dass sich rechtliche Grundlagen und Anforderungen in Folge von Gesetzesänderungen hin und wieder ändern, man aber immer auf dem Laufenden bleiben muss.

Firmengründer, die sich für diese Möglichkeit entscheiden müssen Geduld und Durchhaltevermögen mitbringen und die Bereitschaft zu lernen und sich selbst weiterzubilden. Ein Nachteil dieser Möglichkeit ist, dass die investierte Zeit für andere Aufgaben fehlt, die jedoch auch wichtig sind und oftmals mehr in den Erfahrungsbereich und die mitgebrachten Skills des Gründers fallen.

Natürlich können Aufgaben wie Buchhaltung, Rechnungsstellung, Auftragserstellung und Personalführung in der Firma auch auf mehrere Mitarbeiter und den Geschäftsführer aufgeteilt werden, sodass noch genügend Zeit für die eigenen Aufgabenbereiche bleibt, da nur umfassendes Wissen in einem kaufmännischen Bereich erworben werden muss. Eine große und wichtige Hilfe bei der Erledigung kaufmännischer Aufgaben innerhalb die Firma ist die Software. Anbieter wie zum Beispiel Lexware bieten kaufmännische Software, die kaufmännische Aufgaben erleichtert und hilft die Arbeitsabläufe im Unternehmen zu regeln.

Da jedes Unternehmen anders ist, müssen die Leistungen der Unternehmenssoftware passend zu den individuellen Bedürfnissen gewählt werden. Anbieter wie Lexware haben daher unterschiedliche Leistungspakete im Angebot, die speziell auch für Startups und kleine und mittelständische Unternehmen geeignet sind. Die Kosten für diese Software-Komplettlösungen sind überschaubar und richten sich auch nach dem gewählten Leistungspaket.

Aufgaben delegieren und kaufmännisches Personal einstellen

Die zweite Möglichkeit besteht darin einen oder mehrere Mitarbeiter mit kaufmännischer Ausbildung einzustellen, von denen die alltäglichen Aufgaben übernommen werden. Der Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass alles im Betrieb bleibt und die Entscheidungswege für den Geschäftsführer kurz sind, sodass schnell reagiert werden kann und ein Mitarbeiter die Aufgaben erledigt, der sich mit den Abläufen und den Besonderheiten in der Firma auskennt. Unternehmerische Software ist auch bei dieser Lösung eine gute Möglichkeit, um effiziente und gut strukturierte Arbeitsabläufe zu schaffen und das Zusammenspiel verschiedenen Arbeitsbereiche zu koordinieren.

Gerade bei Kleinstunternehmen und Startups muss allerdings bedacht werden, dass ein permanenter Mitarbeiter zwar viele Vorteile bietet, aber auch laufende Kosten verursacht, die monatlich erbracht werden müssen.

Outsourcing – externe Fachleute beauftragen

Nicht jedem Gründer und Geschäftsführer liegt eine kaufmännische Tätigkeit und viele wollen sich mehr auf die Aufgaben konzentrieren, die ihr Kerngeschäft ausmacht. Die Beschäftigung mit Mitarbeitersuche, Zahlen und Steuern sowie notwendigem rechtlichen Grundwissen ist nicht jedermanns Sache, sodass die Zeit besser in andere Bereiche wie Entwicklung oder Verkauf investiert werden sollte. Die Beauftragung von externen Fachkräften oder einer Agentur für einzelne Aufgaben ist in kleinen und mittelständische Unternehmen ebenso wie bei großen Firmen eine gute Lösung.

Der Vorteil ist, dass man nur die Aufgaben outsourcen muss, die dem vorhandenen Personal und der Geschäftsführung gar nicht liegen und so nicht intern erledigt werden können. Andere Bereiche des kaufmännischen Aufgabenfeldes können dagegen intern verteilt werden. Bereiche, die oftmals ausgelagert werden, sind zum Beispiel: Buchhaltung, Steuer oder Personalsuche. Der Nachteil dieser Lösung liegt jedoch darin, dass jede ausgelagerte Aufgabe zusätzliche Kosten bedeutet und dass ein Stück Kontrolle über das Unternehmen mit abgegeben wird, da man nicht täglich und direkt Einfluss nehmen kann.

Den kaufmännischen Alltag bereits im Vorfeld planen – im Businessplan

Unternehmerischer Erfolg beginnt nicht erst bei der Gründung eines neuen oder mit der Übernahme eines bestehenden Unternehmens. Bereits im Vorfeld wird der Grundstein gelegt, daher sollten die wichtigsten Punkte des späteren geschäftlichen Alltags bereits im Vorfeld bedacht und geplant werden. Dazu zählt auch die Erledigung der täglichen, kaufmännischen Aufgaben, wie zum Beispiel die korrekte Durchführung von SEPA-Lastschriftverfahren oder der Angebotserstellung.

Bereits im Businessplan ist das ein wichtiger Punkt, denn mit diesem wird geplant, wie das Unternehmen strukturiert werden soll, wie die Finanzierung der Unternehmensgründung aussehen wird und welche laufenden Kosten sowie Einnahmen im Unternehmen zu erwarten sind. Auch die bisherigen beruflichen Erfahrungen und die persönlichen Skills des Gründers beziehungsweise der Gründer werden im Businessplan beschrieben, sodass darin auch gleich festgelegt werden sollte, wer welche Aufgaben übernehmen wird.

Neben dem Kerngeschäft sollten dabei auch die kaufmännischen Aufgaben nicht außer Acht gelassen werden, denn diese werden den Arbeitsalltag grundsätzlich prägen. Im Businessplan sollte daher auch festgelegt werden, wer dafür zuständig sein wird und wie diese strukturiert werden sollen. Auch der Kostenfaktor ist dabei ein wichtiger Punkt und daher sollten sich Gründer bereits im Vorfeld überlegen, wie der kaufmännische Aufgabenbereich abgedeckt werden soll und welche Kosten dabei eingeplant werden müssen. Diese Kosten können sein: Ausgaben für externe Unternehmen, die beispielweise die Mitarbeitersuche oder die Buchhaltung übernehmen, das Gehalt eines kaufmännischen Angestellten und die Technik und Unternehmenssoftware, die entweder einmalig gekauft oder monatlich gezahlt wird.

Wichtig ist es auch, bereits im Vorfeld abzuschätzen wieviel Zeit der Firmengründer in Aufgaben investieren muss, die nicht zu seinen eigentlichen Skills gehören und daher im eigentlichen Tätigkeitsfeld fehlen könnten.