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Vereinsmanagement und Co.

Der Start ins papierlose Büro

Bye bye Ablagekörbchen. Neue digitale Produkte machen die Idee des papierlosen Büro immer realistischer und auch umsetzbarer.


Geht es nach den Verfechtern des papierlosen Büros, könnte der Arbeitsbereich bald so aussehen. Hilfreich wäre das vor allem für jene, die im Homeoffice arbeiten (Bild: pixabay.com / Free-Photos (CC0 Public Domain))

  • 25. Mai 2018, 16:20h, noch kein Kommentar

Es ist der Charme, den ein Büro nun mal versprüht. Papierberge stapeln sich. Haftnotizzettel erinnern nicht nur an Wichtiges, sondern sorgen auch für den farbigen Pepp im Büro. Aus Hängeakten ragen wichtige Projektinfos hervor und im Ablagekörbchen wartet die Fachliteratur darauf, konsumiert zu werden. Das ist Büroarbeit, egal ob es sich um einen Websitebetreiber, einen Verein aus der LGBTI-Community oder den klassischen Büro-Arbeitsplatz dreht. Das war zumindest mal so.

Zunehmend häufiger geistern aktuell andere Ideen durch die Welt der Schreibtischtäter. Weg sollen sie – die Papierberge, die Haftnotizzettel und all das, was ein Büro nach Arbeit aussehen lässt. Die Tatsache, dass sich Produkte mehren, die das papierlose Büro immer realistischer und auch umsetzbarer machen, zeigt: Sie wird kommen. Die papierlose Revolution. Worauf sich die Schreibtischtäter der digitalen Welt einstellen müssen, das zeigt der folgende Bericht.

1.) Zentrale Ablage

Auch wenn der Abschied von der Dokumentenakte schwer fällt, werden die Vorteile einer zentralen Ablage doch den Abschiedsschmerz schnell vom Tisch fegen, denn: An dieser Stelle verspricht das papierlose Büro grenzenlose Flexibilität. Wer im Homeoffice tätig war, kann nun überall tätig sein. Vorausgesetzt alle Dokumente liegen in der Cloud und sind damit zentral und mobil verfügbar.

Glücklich kann sich nun derjenige schätzen, der systemisch bereits auf eine Cloud-Lösung gesetzt hat. Wer noch kein cloudbasierte ERP-System nutzt, sollte sich von den Vorteilen überzeugen lassen. Damit ist nicht nur ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro möglich, sondern auch der strukturelle Wandel des Unternehmens wird so eingeläutet. Die einzelnen Arbeitsschritte werden optimiert. Das führt zu einer besseren Auslastung der Kapazitäten und einer transparenteren und effektiveren Planbarkeit.

2.) Digital handeln

Lange Zeit wird es dauern, bis der Griff zu Stift und Papier dem Griff zu Smartphone oder Tablet weicht. Wenn die alten Gewohnheiten jedoch erst einmal gebrochen sind, ist es möglich, digital zu handeln – und zwar im kompletten Arbeitsalltag. Was dabei hilft, zeigt die folgende Tool-Liste:

- Um Notizen festzuhalten, schwören die digitalen Schreibtischtäter auf Tools wie Evernote. Wer's grafischer mag, setzt auf den Mindmeister, um via Mindmap Ideen zu sortieren. Wunderlist hat hingegen eher den Charakter einer To-do-Liste.
- Planung ist wichtig, deswegen sollte die Suche nach einem passenden Kalender weit oben auf der To-do-Liste stehen. Der Google Calender ist der Klassiker. Wichtig ist, dass der User mit dem Produkt klarkommt. Um Termine unter mehreren Menschen zu koordinieren, empfehlen sich Tools wie der Doodle Calender oder Calendly.
- Wer einen guten Mix aus Notizen und Kalender schätzt, sollte sich um ein Orga-Tool bemühen. Trello hat aktuell vermutlich die meisten Fans. Doch auch Basecamp und Asana haben eine breite Fanbase. Auch hier gilt – ähnlich wie bei allen anderen Tools, dass jeder User testen muss, ob die Usability ganz individuell passt.

Zahlreiche weitere Tools zum Testen sind hier online gelistet.

3.) Optisch 1 a

Nur weil es im Büro künftig kein Papier mehr geben soll, ist das noch lange kein Grund, jegliche grafische Aufbereitung ad acta zu legen. Ganz im Gegenteil. Wer den Sprung vom gedruckten Image-Booklet hin zum digitalen Unternehmen schaffen möchte, braucht ein gutes Corporate Design – das sich ebenso durch alle Bereiche zieht wie in der papierbasierten Schreibtischwelt. An diesen digitalen Stellen müssen 1-A-Grafiken glänzen:

- Die Homepage darf nicht einem Baukasten-Prinzip entsprungen sein, das auf den ersten Blick sichtbar ist. Sie muss grafisch und inhaltlich für einen User-Freudenschrei sorgen – und zwar bei jedem Klick. Wer einen Online-Shop betreibt, hat an dieser Stelle bereits den digitalen Weg beschritten und weiß um den Stellenwert eines guten Corporate Design.
- Auch wenn es nun ein wenig irreführend klingen mag, so ist es doch wichtig, dass sämtliche Geschäftsdrucksachen (in digitaler Form) und im Corporate Design verfügbar sind. Das bedeutet, dass jedes Dokument, das digital verschickt wird, die Handschrift des Unternehmens tragen muss. Briefpapier, Rechnungsformulare, Angebote, Mahnungen und alle weiteren Formulare sollten einem Design folgen. Gute Buchhaltungshaltungsprogramme haben auf diese Anforderungen bereits reagiert und bieten die Option an, Rechnungslayouts ganz individuell zu gestalten.

Wer diesem Tipp folgt, wird schnell über ein breites Portfolio an digitalen Geschäftsdrucksachen verfügen – in einem einheitlichen Layout.

4.) Digitalisieren leicht gemacht

Um das papierlose Büro umsetzen zu können, muss nicht nur papierlos gearbeitet werden. Es gilt auch, all das, was auf Papier eintrudelt, zu digitalisieren. Dazu ist zum einen ein guter Dokumentenscanner nötig und zum anderen eine durchdachte Benennung der Daten. Häufig beginnt ein guter Dokumentenname mit dem Datum, das mit der Jahreszahl beginnt, den Monat in die Mitte nimmt und mit dem Tag endet. Anschließend folgt der eigentliche Dokumentenname, der – wenn es sich um ein Dokument für oder von einem Kunden handelt – nach diesem benannt sein sollte. Zudem ist es wichtig auszuweisen, um welches Dokument es sich handelt: um ein Angebot, um eine Rechnung, etc.

5.) Konsequenz

Der wichtigste Ratschlag auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die konsequente Umsetzung. Auch wenn der Anfang sicherlich ungewohnt und unhandlich vonstattengeht, so ist es doch gut, dran zu bleiben. Wer sich aufmacht in Richtung papierloses Büro, gibt sich selbst die Chance für Veränderungen.

Übrigens: Das papierlose Büro ist sowohl privat als auch beruflich umsetzbar. Gerade wenn Arbeitsplatz und Privatsphäre fließend in einander übergehen, empfiehlt sich die Umstellung auf ein papierloses Office noch einmal mehr. Schließlich bleibt dann mehr Raum für eine durchdachte Wohnungseinrichtung. (ak)